mardi 3 juin 2014

Parenthèse : L’entreprise apprenante

Que va vous apporter ce chapitre

  • Vous allez valoriser votre savoir et celui des autres
  • Vous allez pérenniser les acquis de l’entreprise
  • Vous allez optimiser les processus de travail de l’entreprise
  • Vous allez progresser et enrichir vos méthodologies de travail

Citation de Francis Bacon

La connaissance est en elle-même puissance. [1]

Le manuel de procédure

Qu’est-ce qu’un manuel de procédure ? Un manuel de procédure est le référent sur lequel s’appuie tout employé afin de réaliser les tâches qui lui sont assignées.

Si l’on prend par exemple le traitement du courrier, le manuel va expliquer :
  • où se trouvent les courriers ;
  • comment les numériser ;
  • comment nommer les versions électroniques des courriers numérisés ;
  • quels traitements leur appliquer ;
  • etc.

Les manuels de procédure sont des instruments  de  contrôle  essentiels malheureusement souvent délaissés dans les PME.

C’est une grave erreur car l’absence  de  procédures  écrites  rend  le contrôle    interne    difficile,    non-transparent    et    aléatoire.

Lorsque les procédures sont écrites, il existe un référentiel métier sur lequel s’appuyer, un contrat de qualité du travailleur envers l’entreprise, qui efface la possibilité de l’éternel : «
Je ne savais pas, personne ne m’avait rien dit. ».

Mettez en place sans plus tarder la réalisation de ces manuels.

Pour ce faire, créez par exemple un document texte Google DOCS par département, qui sera partagé à l’ensemble des collaborateurs de ce département. Un document en ligne partagé est préférable à des classeurs avec des procédures imprimées, un document en ligne pouvant être amélioré à tout moment. 

Chaque flux devra y être décrit en détails par les personnes qui réalisent ces tâches. Il est essentiel d’être le plus précis possible.

Par exemple, j’avais écrit un manuel pour la gestion administrative interne d’une de mes entreprises. J’avais étiqueté les bacs à courrier, le scanner, pris en photo les boutons du scanner pour savoir dans quel ordre appuyer, etc. Je fus bien inspiré car cette année-là, j’ai changé trois fois de secrétaire. Aucune explication ou formation ne fut nécessaire ; il suffisait de lire et d’appliquer.

L’ensemble des manuels va devenir le Wikipédia de votre entreprise, un Wikipédia interne qui vous apportera :
  • un réel gain   d’efficacité   dans   l’exécution   des   tâches ;
  • une augmentation de la qualité ;
  • l’élimination  progressive  des problèmes d’organisation internes ;
  • la mise en place de mécanisme d’automatisation ;
  • une augmentation de la vitesse d’exécution et donc de la productivité ;
  • une garantie de continuité, même en cas de changement de personnel ;
  • une  capitalisation  et une valorisation des  savoir-faire de votre entreprise.

De manière générale, je ne peux que vous encourager à appliquer la règle de gestion suivante : « Tout projet doit être réalisé en simulation, au travers d’un manuel, avant d’être réalisé de manière pratique. »

Dire comment on va faire les choses, avec quels moyens, dans quel délai. En somme, rédiger un cahier des charges du projet, mais un cahier des charges en profondeur, définissant les méthodologies réelles de chaque étape du projet, à travers des diagrammes de flux détaillant la totalité des modalités pratiques d’exécution.

Vous éviterez ainsi les échecs et les erreurs : reculer pour mieux sauter.

Un wiki interne : une entreprise apprenante

En 1990, Peter Senge, directeur d’un centre de recherche au MIT, publia le livre « The Fifth Discipline », où il théorisa le concept des Learning Organization ; les entreprises apprenantes.

Peter Senge s’interrogea sur l'efficacité réelle des formations internes classiques en entreprise. Selon lui, l’entreprise apprenante n'est pas celle qui consacre plus de temps et de moyens que les autres à la formation de ses collaborateurs, mais celle qui se conçoit comme un système en apprentissage permanent.

L’apprentissage doit donc se faire par le travail. Cet apprentissage en temps réel, sans interruption du flux de production est possible, au sein de votre entreprise, grâce à la mise à disposition de ressources pédagogiques dans le wiki, qui répondent à toutes les questions que les « apprenants » (employés en formation continue), sont en droit de se poser.

Au wiki formel, reprenant les procédures strictes de l’entreprise, je vous encourage à ajouter un wiki ouvert, proposant des liens vers des ressources pédagogiques permettant à chacun de s’enrichir professionnellement et humainement.

Que pouvez-vous indiquer dans ce wiki ? Des liens vers des articles de sites web, des e-books que vous pouvez placer sur le serveur central de fichier, un lien vers le flux RSS de veille concurrentielle, mais aussi et surtout des ressources pédagogiques sur la gestion du stress, la façon de présenter un projet, etc.


[1] J’ai toujours eu un faible pour Bacon. Déjà étudiant, je l’avais cité en introduction de mon mémoire de fin d’étude. Je ne résiste dès lors pas à vous partager ces quelques mots qui m’avaient alors à l’époque tant marqué : " La plus grande erreur de toutes consiste à se méprendre sur le but véritable de la connaissance, car certains ne sont poussés vers elle que par une curiosité naturelle et un tempérament avide de savoir; d'autres, pour entretenir dans leur mental la vérité et un certain plaisir; d'autres par ostentation et pour être bien considéré; d'autres encore, dans un but d'émulation et pour la victoire; beaucoup, par l'appât du gain ou pour gagner leur vie, et peu seulement pour se servir du don divin de la raison dans l'intérêt de l'humanité. " Francis Bacon (1561-1626)




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